10 Saran dalam Ber-email

Minggu-minggu ini, dunia cyber heboh dengan berita “Teh Botol Sosro: Racunnya Teh”, yang tersebar secara cepat dan meluas melalui “Hoax mail”. Berita yang tidak berdasar tersebut menggelisahkan para pengkonsumsi teh botol Sosro dan sangat mendeskreditkan pihak perusahaan sehingga sampai-sampai pihak Manajemen PT. Sinar Sosro membuat klarifikasi mengenai hal tersebut.
Apa itu Hoax mail ? Secara sederhana pengertian hoax mail dianggap berkaitan dengan email bohong yang informasinya dari sumber yang tidak jelas.
Munculnya HOAX Tehbotol Sosro ini berawal dari diskusi tertutup di milis periklanan Indonesia CCI (Creative Circle Indonesia) pada akhir April 2009 tentang komunikasi menggunakan negative approach dengan contoh kasus Tehbotol Sosro. Diskusi tertutup tersebut kemudian disalahgunakan pihak-pihak tertentu, dengan memelintir isinya seolah-olah Tehbotol Sosro mengandung zat berbahaya Hydroxylic acid dan menyebarkan melalui email dan milis lain.
Terlepas dari persoalan Hoax Teh Botol Sosro ini, banyak hal yang kadang terluput dalam perhatian kita ketika ber-email. Email memang bagi sebagian besar orang, tampaknya menjadi rahmat. Melalui email kita dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada orang-orang yg jarang berhubungan dengan kita. Namun, dalam ber-email, kita seyogyanya tetap menjaga etika/tata krama sehingga tidak memunculkan kasus-kasus yang sama seperti cerita teh botol Sosro tersebut. Selain itu, dengan menjaga etika, kita tetap dapat menjaga hubungan baik dengan orang-orang yang berhubungan dengan kita.

Berikut 10 saran dalam ber-email ria :
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran Todorovich; On Eagle's Wings. Dikirimkan oleh Dearmi Artis pada milis FE-UNJA. Diposting pada blog ini, mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi semua)

1. Benahi susunan email "forwards" anda. Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda ">" dsb.
2. Gantilah "Subject" atau Judul email bila topik pembicaraan anda berubah. Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun subject" atau judul email belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila "subject" disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda sedang membalas/mereplynya . Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai. Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda eneruskan email semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol "delete".
5. Hormati privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama- lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbang kan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam. Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari "forwarded email", kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol "Caps Lock") dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.
8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dgn baik. Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu anda kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft folder" selama beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu "reply". Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yg men-cek email mereka seminggu sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap lucu. Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih. Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward kan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan. Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!!